За кожним документом — людина. Як працює діловод у Силах спеціальних операцій

Поки бойові підрозділи виконують завдання, служби забезпечення мають працювати злагоджено. Від постачання боєприпасів до видачі харчів та одягу. Як «Лисий» опанував діловодство, чому ця робота передусім про людей і хто може знайти себе на такій посаді — розповідає сам військовослужбовець.

ДІЛОВОД? ВСЬОМУ МОЖНА НАВЧИТИСЯ

— Розкажи, чим займаєшся у підрозділі?

— Служу в Полку забезпечення ССО на посаді діловода адміністративної служби. Хто куди поїхав, коли повернувся, хто у відпустці, хто на лікарняному — усе це потрібно обліковувати. Усе, що стосується обліку особового складу, входить у мою роботу. Також працюю із системою електронного документообігу, документами з грифом секретності.

– З яким досвідом прийшов на цю посаду?

— У військо взагалі прийшов на посаду водія. Згодом порадили спробувати себе діловодом — можливо, побачили якийсь потенціал. Спочатку в автороті, а потім перейшов в адмінку.

Всьому можна навчитися, було б бажання. У мирний час працював у різних сферах. Експедитором, менеджером із перевезень, менеджером із продажу, начальником складу електродвигунів. Там мав справу з документообігом. Також був комірником на складі матеріалів заводу «Кока-Коли». А ще на будівництві: висів у люльці та робив фасади.

– Коли зрозумів, що діловод — це не людина, яка просто перекладає папери?

— Ще в автороті, де вів облік маршрутів виїзду, витрат пального, запчастин, ремонту. За всім цим стоїть чимала відповідальність. Нині маю іншу специфіку. Пам’ятаю себе, коли вперше сів в адмінці і побачив обсяг роботи. «Я із цим не впораюся», — подумав. Але втягнувся.

– Як виглядає твій типовий робочий день?

— Зранку прийшов, пообідав, ввечері пішов додому (сміється). А між цим — накази, рапорти й усе інше. Роботи вистачає на цілий день, очі від монітору відвести ніколи. Оформлюємо відрядження, відпустки, реєструємо накази, приймаємо й відправляємо файли через СЕДО. І багато-багато іншого.

– Яку дію за день повторюєш найчастіше?

— Вітаюся. Мабуть, щохвилини з кимось. У нас така служба — кожен обов’язково має зайти, дізнатися, як справи. Кожному щось потрібно. Маю бути завжди в гарному настрої, коли є хвилина — підтримати розмову. Бо чудово знаю, які завдання виконують мої побратими і наскільки важлива для них увага.

– Скільки документів за день через тебе проходить?

— По-різному. Але, думаю, не менше двохсот, може, навіть трьохсот — залежно від того, як рахувати. Рапорти, телеграми, заявки від служб і підрозділів, документи для службового користування. По суті, це одна довга монотонна робота, але всередині неї постійно перемикаєшся. Вносиш інформацію в Excel, потім переходиш до Word, далі — у СЕДО. Усе пов’язано між собою, і на кожному етапі потрібно бути уважним.

– Коли роботи особливо багато?

— Наприкінці місяця. Фінансистам потрібні документи для нарахування виплат, а тут ще 70–80 людей зі своїми питаннями. І починається: «А коли відпустка? Зробіть довідку форми 5. Чи буде допомога на оздоровлення?»

Буває, людина йде у другу частину відпустки й знову вказує допомогу на оздоровлення. Телефонують фінансисти: «Так вона ж її вже отримувала!» Доводиться переробляти накази. Іноді буває дуже весело. Взагалі, питань багато. Звертаються і з автороти, і з ремонтної роти: щодо відряджень, відпусток. Наприклад, водій раніше повернувся і не використав відведені на дорогу дні. Приходить до нас — стараємося допомогти, розібратися.

СЛУЖБА, В ЯКІЙ НЕМАЄ ДРІБНИЦЬ

– Що у військовій частині без вашої роботи зупиниться?

— Рапорт нікуди не дійде, людина нікуди не поїде, ніхто не оформить наказ про відпустку чи перебування на лікарняному. Будь-яка довідка — усе проходить через нас. Навіть зарахування на харчування в їдальні потрібно відобразити в наказі.

– А як робота полку забезпечення ССО впливає на виконання бойових завдань підрозділами?

— Намагаємося зробити все можливе, щоб бойові підрозділи виконували завдання ефективніше, швидше, точніше. Оперативно відправити водія, дати йому точні орієнтири, координати. Якомога краще організувати роботу всіх наших підрозділів, які займаються забезпеченням. Це і набої, і одяг, і продукти, і пальне, і автомобілі — усе, що потрібно хлопцям на передовій. Ми розуміємо, що людям там важче, ніж нам тут. Тому стараємося надавати все вчасно і в повному обсязі.

– Що важливіше у твоїй професії: швидкість чи точність?

— Не можу обрати щось одне. Вони дуже пов’язані. Оформиш людині відрядження, помилишся в датах — за дві години це з’ясується, і доведеться все робити заново. Доводиться перевіряти все, що до нас надходить. Якщо бачимо помилку, маємо швидко переробити документ. Вказали не ту частину слідування, зробили помилку в прізвищі чи в посаді… На щастя, критичних випадків, які впливали на боєздатність, у нас не було.

– А вимоги до шрифтів, відступів, оформлення – справді настільки суворі?

— Усе має бути правильно. Коми, дати, переноси, шрифти — до всього потрібно бути уважним. Коли постійно із цим працюєш, береш рапорт у руки й одразу бачиш, що він неправильно оформлений. Так само з телеграмою чи відповіддю, яку треба підготувати. Це відразу впадає в око.

– Бувало, що втрачав вже зроблену роботу?

— Як без цього. Ми тиждень вносили інформацію у файл, а колега-побратим його замінив. Потім допізна, навіть уночі відновлювали все, що там мало бути. Після такого вже уважніше зберігаєш, робиш копії. Урок на власному досвіді.

ВІД ПАПЕРОВИХ РАПОРТІВ ДО АРМІЇ+

– Поясни простими словами, що таке СЕДО.

— Це система електронного документообігу. Через неї проходять документи, зокрема рапорти, які військовослужбовці подають через Армію+. Там їх опрацьовують і погоджують. Грубо кажучи, це ще й електронний архів. Паперові документи сканують і вносять у систему. Потім потрібний файл набагато простіше знайти, ніж годинами переглядати паперовий архів.

– Як організувати архів, щоб знайти потрібну інформацію навіть через кілька років?

— Тут знову повертаємося до точності й відповідальності того, хто його веде. Усе потрібно розсортувати, перевірити, розкласти за номерами і датами, зробити опис для швидкого пошуку. Потрібна система, бо завтра на моєму місці служитиме інша людина, вона так само має швидко орієнтуватися, що і де лежить.

– Як захищаєте інформацію?

— До цього у ССО підвищені вимоги. Ще в навчальних центрах нам пояснюють, що не можна розповідати, показувати, фотографувати. Працюємо за порядком, установленим командуванням. СЕДО має власну мережу передачі даних. У нас добре налагоджений захист інформації і всі дії на комп’ютерах фіксуються.

– Як застосунок Армія+ змінив роботу діловода?

— Полегшив, за моєю оцінкою, відсотків на 60. Наприклад, раніше водієві треба було прибути до частини, сісти за комп’ютер і написати рапорт. Потім діловоду — передати на підпис, зареєструвати. А зараз водій подає рапорт в телефоні. Хвилина часу, не більше! Він погоджується, підписується і архівується в електронному вигляді. Як казав один наш командир, все «у дикому темпі». Дуже зручно.

– Люди одразу почали ним користуватися?

— Спочатку не всі, особливо переймалися старші військовослужбовці. Казали: «Я нікому не даватиму свій номер телефону, нікуди не заходитиму. Там, напевно, весь мій телефон читатимуть». Але поступово майже всі перейшли на Армію+.

– Що ще хотілося б автоматизувати?

— Чув про наміри полегшити роботу стройової секції. Щоб фахівець не прописував наказ вручну, а формував його в електронному вигляді кількома натисканнями клавіш. Це вся життєдіяльність частини: відрядження, лікарняні, відпустки, контракти, прибуття й вибуття. Частину із цього вже реалізовано, але задуми були набагато ширші.

– Якщо все автоматизувати, то і діловоди не будуть потрібні…

— Роботи менше у нас не стане. Є багато ситуацій, які без людини не вирішаться.

ЯК СТАТИ ДІЛОВОДОМ ССО І ЗРОСТАТИ У ПРОФЕСІЇ

– Які навички потрібні цивільній людині, яка хоче прийти на цю посаду?

— Базові знання Excel і Word. Решта приходить із досвідом.

– Де і як навчають на діловода?

— Якщо людина через рекрутинговий центр прийшла саме на посаду діловода, то після базової підготовки її відправляють на фахове навчання. Є різні навчальні заклади й центри. Особисто я навчався п’ятнадцять днів, інші — до місяця.

– Чи є перспективи для кар’єрного зростання?

— Якщо людина добре себе проявляє, її можуть поставити командиром відділення. Або сержантом із матеріального забезпечення підрозділу. Там теж робота з паперами, але відповідальності більше: заявки, контроль. Усе залежить від здібностей і бажання розвиватися. Наша робота хоч і паперово-комп’ютерна, все одно дуже пов’язана з людьми. Я радий допомогти кожному військовослужбовцю з його питанням і хочу зробити це якісно. Щоб кожен вийшов із мого кабінету з гарним настроєм та вирішеним питанням.

Хочеш служити діловодом в Силах спеціальних операцій? Дізнатися про посаду можна на сайті sofua.army або за телефоном 0 800 357 174

Читайте також:

«Вони забрали в мене дім», — історія сержанта ССО, який мріє повернутися в Донецьк

ССО РЕКРУТИНГ «Вечірній Київ»